Собівартість послуг АДВ рахуватиме Microsoft Dynamics AX

проекти

Юрко Банзай

Компанії Innoware й АДВ, спільно із українським офісом Microsoft оприлюднили інформацію про передачу у промислову експлуатацію системи обліку робочого часу та розрахунку собівартості послуг на базі рішення Microsoft Dynamics AX. Згідно з повідомленням компаній система вже сьогодні працює у 7 аґенціях групи АДВ в Україні. Впровадження системи забезпечила компанія Innoware, котра спеціалізується на управлінні проектами й впровадженню рішень Microsoft Dynamics.

Метою проекту було створення системи, котра була б здатна скоротити час, потрібний на формування повної управлінської звітності (до 5 робочих днів), забезпечити повноцінний проектний облік, стандартизацію та швидке формування всіх основних аналітичних звітів.

Раніше Innoware вже співпрацювала із АДВ. У минулих проектах було впроваджено системи (теж на базі Dynamics AX) управлінського, фінансового обліків, а також облік робочого часу, автоматизовано класифікацію витрат, налаштовано розрахунок собівартості робочого часу та відповідної прибутковості проектів.

Аґенції, що входять у склад АДВ надають послуги на проектній основі. Така діяльність пов’язана із складними обрахунками, в тому числі – вартістю робочого часу проектних команд. Впровадження комплексного рішення дозволило вирішити цілу низку складних завдань. Так, Ірина Лисенко, фінансовий директор «АДВ Україна», вважає, що «на момент початку проекту система обліку робочого часу використовувалася лише в креативних агенціях та ніяк не була пов’язана з фінансовою системою. Оцінки прибутковості окремих проектів існували лише в дуже приблизному вигляді. Відокремлення накладних витрат, пов’язаних з окремим проектом, мало місце тільки в коментарях до поточних операцій в системі фінансового обліку, їхнє групування та аналіз проводилися вручну з використанням Microsoft Office Excel. Така процедура вимагала багато часу для формування даних в зручному для аналізу вигляді, а використання декількох не пов’язаних між собою систем призводило до розбіжностей, які виникали в процесі обробки початкових даних».

Оскільки, на момент постановки завдання, в АДВ уже працювало рішення на основі Microsoft Dynamics AX, керівництвом було прийняте завдання реалізовувати подальшу автоматизацію на цій же платформі.

Компанія Innoware, котра має статус Золотого партнера Microsoft має багатий довід реалізації проектів на лінійці Microsoft Dynamics. «Партнерські відносини з Innoware розпочались значно раніше, ніж сам проект, – розповідає пані Ірина Лисенко. – Етап побудови фінансового обліку на базі ERP був досить складним, і спеціалісти Innoware були залучені до нього в якості експертів в момент існування серйозних проблем та сумнівів щодо можливості успішного завершення етапу. Рекомендації та оцінки, надані з боку Innoware, були надзвичайно корисними та допомогли нам перерозподілити та переорієнтувати ресурси таким чином, щоб проект успішно завершився. В подальшому, під час обговорення можливого вдосконалення системи обліку ми побачили відповідне розуміння, глибокі знання щодо специфіки сфери професійних послуг та готовність до співробітництва з боку Innoware. Додатковим аргументом на користь Innoware було те, що власну систему управлінського обліку в цій компанії побудовано також на базі Microsoft Dynamics AX».

«Головна особливість першого проекту – відсутність прив’язки до будь-якої з ERP-систем, – вважає Лариса Лозицька, керівник напряму Microsoft Dynamics AX компанії Innoware. – Це був виключно консалтинговий проект, мета якого полягала у формуванні вимог до обліку витрат за всіма проектами агенцій АДВ. При цьому для отримання детальної та прозорої собівартості проектів та визначення їхньої прибутковості в цілому було необхідно розробити як методику обліку та розподілу витрат за проектами, так і способи розрахунку загальної собівартості проектів».

За словами учасників проекту, впровадження рішення дозволило замовнику вирішити цілу низку проблем, що стосувалися не тільки бізнес-процесів компанії, але й оптимізувати діяльність в складних ринкових умовах. «Внаслідок впровадження системи структура собівартості проектів АДВ стала прозорішою, а швидкість отримання та достовірність вказаної інформації дають змогу оперативно реагувати та приймати управлінські рішення, спрямовані на скорочення собівартості проектів та збільшення прибутковості групи в цілому», – зауважує Лариса Лозицька. Її підтримує й Ірина Лисенко, фінансовий директор «АДВ Україна»: «В наш час ринок стає більш конкурентним, можливостей для органічного зростання доходів стає менше, тому оптимізація тих ресурсів, які ми витрачаємо на створення нашого продукту, стає дедалі актуальнішою. В результаті успішного впровадження рішення ми отримали інструмент, який дозволяє приймати управлінські рішення не лише на базі власної інтуїції та управлінського досвіду, але й на базі прозорих розрахунків. Система також забезпечує можливість коректного моделювання майбутньої фінансової ситуації на базі таких розрахунків за попередні періоди. Проект повністю виправдав наші сподівання».

довідка

АДВ – провідна група маркетингових комунікацій в СНД, заснована у 1995 році. Колектив АДВ складають понад 1700 осіб, що працюють у 40 агенціях на території 7 країн – Росії, України, Білорусі, Молдови, Казахстану, Узбекистану та Азербайджану. Консолідований обсяг клієнтських бюджетів, які обслуговувалися АДВ у 2007 році, становив 1,18 млрд. дол. В Україні до складу АДВ входять медіа-агенції Initiative та MPG, креативні агенції Lowe&Partners, THINK! McCann, PR-агенція PRP Ukraine (a Weber Shandwick Affiliate Company) та інші.